Pourquoi un logiciel, et pas un cahier ou une caisse enregistreuse
Beaucoup de restaurants de Dakar tiennent encore la caisse sur un cahier, ou avec une caisse enregistreuse qui imprime un ticket et additionne. Ça marche tant que le patron est là. Le problème vient le soir, à la clôture, et le mois suivant : combien a-t-on vendu de yassa ? Qui a annulé quoi ? Pourquoi manque-t-il 12 000 F ? Un cahier ne répond pas, et une caisse enregistreuse répond mal.
Un logiciel de caisse fait trois choses qu’aucun des deux ne fait : il envoie la commande en cuisine sans papier, il garde la trace de chaque geste avec le nom de son auteur, et il calcule la clôture tout seul. Le reste, stock, fiches techniques, site de commande, vient en plus, quand vous êtes prêt.
La caisse enregistreuse n’est pas morte pour autant : pour une gargote à deux produits et un seul caissier, elle suffit. Le logiciel devient utile dès qu’il y a des serveurs, une cuisine séparée, ou plusieurs personnes qui encaissent. Le détail est dans Caisse enregistreuse ou logiciel sur tablette ?.
Les dix questions à poser avant de choisir
- 1Quels modes de paiement ? Espèces, Wave, Orange Money et carte doivent être prévus, y compris plusieurs modes sur une même addition. Un logiciel conçu pour l’Europe n’a souvent que « espèces » et « carte ».
- 2Quel matériel ? Méfiez-vous des caisses qui exigent leur propre terminal. Une tablette Android ou un iPad, un téléphone par serveur et une imprimante ordinaire doivent suffire.
- 3Que se passe-t-il quand la connexion coupe ? Demandez une démonstration : commande, encaissement, puis retour du réseau. Partage de connexion depuis un téléphone, mode hors ligne, file d’attente des tickets : il faut une réponse précise.
- 4Combien ça coûte, vraiment ? Prix par mois et par restaurant, ou par appareil ? Frais d’installation ? Engagement ? Prix en FCFA, ou en euros convertis ? Un prix « par caisse » double dès que vous ajoutez une tablette.
- 5La cuisine est-elle comprise ? Écran cuisine, écran bar, bons imprimés : le gain de temps vient de là. Si c’est une option à part, comptez-la.
- 6Chaque employé a-t-il son code ? Sans code personnel, impossible de savoir qui a annulé une commande ou ouvert le tiroir.
- 7Peut-on bloquer ce qui fait perdre de l’argent ? Modification d’une commande déjà envoyée, annulation après paiement, remise : il faut qu’un responsable approuve.
- 8Le stock et les fiches techniques sont-ils prévus ? Même si vous commencez sans, vous en aurez besoin pour connaître votre marge par plat.
- 9Mes données m’appartiennent-elles ? Export du catalogue et des ventes, à tout moment, dans un format lisible. Si la réponse est floue, passez.
- 10Qui répond quand ça bloque un samedi soir ? Un numéro WhatsApp local qui répond, à votre heure, vaut mieux qu’un formulaire en anglais.
Le matériel : ce qu’il faut, ce qu’il ne faut pas
- Une tablette pour la caisse, 10 pouces, Android ou iPad, sur un support et branchée en permanence.
- Un téléphone par serveur, ou un téléphone partagé si les serveurs se relaient. Le leur peut suffire si le logiciel tourne dans le navigateur ou dans une application légère.
- Une imprimante de tickets, réseau de préférence : une imprimante branchée en USB sur la tablette pose souvent problème.
- Un écran ou une tablette en cuisine, et au bar si le bar fait ses propres tickets. Une vieille tablette fait l’affaire.
- Une connexion Wi-Fi fiable, plus une clé 4G ou un téléphone en partage de connexion pour le secours.
À éviter : le matériel « propriétaire », vendu avec le logiciel et inutilisable sans lui. Le jour où vous changez de logiciel, il part à la poubelle.
Combien ça coûte : lire une grille de prix
Comparez toujours le coût sur douze mois, matériel compris, pour votre configuration réelle : une caisse, trois serveurs, un écran cuisine. Les grilles diffèrent sur quatre points.
| Point à regarder | Pourquoi ça compte |
|---|---|
| Prix par restaurant ou par appareil | Par appareil, le prix grimpe à chaque tablette ou téléphone ajouté. |
| Frais d’installation et de formation | Parfois plus chers que la première année d’abonnement. |
| Options facturées à part | Écran cuisine, stock, site de commande : vérifiez ce qui est compris dans le prix affiché. |
| Monnaie et moyen de paiement | Un abonnement en euros payé par carte bancaire est un frein. En FCFA, par Wave ou Orange Money, c’est plus simple. |
Un logiciel gratuit n’est pas forcément une mauvaise idée pour démarrer, mais regardez ce qui se paie ensuite : options, matériel, commissions ; nous avons fait le compte dans Orkestro ou Loyverse. Et vérifiez les paiements d’ici : Wave et Orange Money doivent être des modes de paiement à part entière, pas une ligne « autre ».
Essayer avant de signer
Demandez un essai gratuit sur votre vraie carte, pas sur un restaurant de démonstration. En une heure, vous devez pouvoir créer vos catégories, prendre une commande, l’envoyer en cuisine, encaisser en deux modes et faire une clôture. Si l’équipe commerciale doit le faire pour vous, ce sera compliqué pour vos serveurs.
- Faites prendre une commande par votre serveur le plus réticent.
- Faites une clôture avec un vrai écart, et regardez comment il est montré.
- Coupez le Wi-Fi au milieu d’un service d’essai.
- Exportez vos données, pour voir si c’est possible et lisible.
Et avec Orkestro
Ce que le logiciel en fait.
Orkestro est un logiciel de caisse basé à Dakar et pensé pour les restaurants d’ici : une tablette pour la caisse, le téléphone des serveurs, un écran en cuisine, Wave et Orange Money à l’encaissement, un abonnement en FCFA par restaurant, payable par Wave ou Orange Money, sans matériel propriétaire. Les prix sont publics et l’essai est gratuit, sur votre propre carte.